12212502
2EA27
ORGANISASI DAN MANAJEMEN
A. Pengertian Manajemen dan Manajer
Definisi manajemen menurut Prof. Oei Liang Lee sebagai berikut :
Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasikan,
mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan
alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Manajemen merupakan sarana untuk mencapai tujuan organisasi dengan
memanfaatkan alat yang tersedia semaksimum mungkin. Akan tetapi perlu
diperhatikan bahwa dalam mencapai tujuan perusahaan harus memperhatikan secara
optimal terhadap kepentingan-kepentingan yang menyangkut kepentingan konsumen,
penanam modal, anggota perusahaan (karyawan), pemerintahan, masyarakat dan
supplier.
Manajemen merupakan kegiatan pokok yang dilakukan seorang pimpinan
karena dia menjabat sebagai manajer untuk mengolah input menjadi output melalui
proses manajemen, jika digambarkan sebagai berikut :
Dengan melihat gambaran proses input menjadi output, terlihat bahwa
proses manajemen (kegiatan pengelolaan) merupakan tugas seorang manajer. Jadi
manajer melaksanakan kegiatan Planning, Organizing, Leading dan Controlling
melalui peranan yang harus dilakukan antar pribadi (hubungan interpersonal)
yang sangat membantu melaksanakan tugas pekerjaan, pemberian informasi kepada
pihak yang berkepentingan dengan pekerjaannya terutama informasi mengenal
policy perusahaan (Informational Role) dan peranan ketiga yang harus dilakukan
seorang manajer yang tidak kalah pentingnya adalah cara manajer mengimplementasikan
suatu keputusan perusahaan di dalam kegiatan perusahaan (Decesion Role).
Ketiga peranan yang harus dilakukan seorang manajer akan selalu dan
harus ada disetiap jenjang manajemen
dalam struktur organisasi, baik diposisi manajer puncak, madya atau lini.
Perbedaannya hanyalah terletak pada wewenang dalam mengambil keputusan di mana
semakin ke atas seseorang dalam kedudukannya pada posisi organisasi makan
semakin besar kewenangannya dalam mengambil keputusan.
Jenjang manajemen dalam organisasi pada dasarnya terbagi menjadi 3
bagian seperti yang tergambar di bawah ini :
Manajer puncak meliputi manajer yang diduduki di dewan direksi atau
Chief Executif Officer (CEO) dengan tugas menyusun rencana perusahaan maupun
pengelolaan harta kekayaan perusahaan. Sedangkan manajer madya disebut juga
sebagai manajer administrasi yang meliputi manajer_manajer divisi
yangbertanggung jawab terhadap pelaksanaan operasional rencana yang telah
disusun Top Manajer. Terakhir adalah manajer lini operasional yang tugas
mengawasi pelaksanaan kegiatan operasional yang telah dilakukan oleh karyawan
sehari-hari.
B. Fungsi Manajemen
Fungsi manajemen merupakan perincian dari kegiatan yang dilakukan oleh
seorang manjer dalam mengelola perusahaan, dimana secara garis besar fungsi
manajemen dibagi menjadi 5 bagian yaitu :
a. Perencanaan (Planning)
Perencanaan adalah suatu fungsi pemilihan alternative melalui suatu
proses yang rasional untuk mengambil keputusan terhadap objective perusahaan,
policy, program maupun prosedur untuk memperbaikinya. Fungsi planning dalam
manajemen merupakan fungsi dasar dari fungsi-fungsi yang lainnya, karena
perencanaan merupakan tujuan, arah, strategi, aturan maupun program yang akan
selalu menjadi bagian penting dari pelaksanaan fungsi manajemen yang lainnya.
Pengambilan keputusan dalam fungsi perencanaan agar dapat disebut
sebagai tindakan yang rasional harus memenuhi syarat sebagai berikut :
a. Dapat menganalisa dan menilai dari berbagai alternative yang sesuai
dengan tujuan perusahaan yang
hendak dicapai
b. Mempunyai kemampuan yang teguh dan optimis untuk yakin akan
keberhasilan pelaksanaanperencanaan
c. Bisa memperkirakan kekurangan yang terjadi dan mengantisipasinya
b. Pengorganisasian (Organizing)
Fungsi peorganisasian adalah kegiatan dalam menentukan macam kegiatan
beserta jumlah kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan perusahaan maupun
pengelompokkan kegiatan-kegiatan beserta orang-orangnya yang sesuai dengan
kegiatannya disertai adanya pendelegasian wewenang.
Ada empat bagian penting yang perlu diketahui dalam pengorganisasian,
yaitu :
1. Staffing
Staffing merupakan suatu kegiatan yang melakukan pembagian kelompok-kelompok
kerja menurut jenisnya beserta pengisian orang-orang yang sesuai dengan
keahliannya.
2. Delegation of Authority
Yaitu pendelegasian wewenang dari seorang atasan kepada bawahannya
sesuai dengan struktur organisasi maupun kedudukan bawahan atau kemampuan
bawahan.
3. Departementasi
Yaitu pengelompokkan kegiatan-kegiatan yang sejenis untuk kemudian
dipisahkan dengan kegiatan yang lainnya di mana diantara pengelommpokkan kegiatan
terrsebut tetap terjalin koordinasi dalam bekerja sama.
4. Personalia
Kepegawaian ini sangat penting dalam hubungannya dengan para bawahan
baik hubungan yang bersifat formal (sesuai dalam struktur oragnisasi) maupun
informal (timbul karena kebutuhan sosialisasi diri anggota).
c. Pengarahan (Directing)
Pengarahan adalah kegiatan yang khususnya ditujukan untuk mengatasi dan
mengarahkan bawahan sehingga seorang pimpinan secara manusiawi bisa mengikat
bawahan untuk bekerja sama secara sukarela menyumbangkan tenaganya seefisien
dan seefektif mungkin untuk mencapai tujuan organisasi.
Ada beberapa cara seorang pemimpin bisa mengarahkan bawahannya di mana
bawahan dapat melaksanakan pekerjaan dengan tenang tanpa adanya sikap mendua
karena pertentangan atasan dari berbagai bagian, cara yang biasa dikenal adalah
sebagai berikut :
a. Pengarahan dilakukan dengan cara member informasi yang diperlukan
terutan yang berhubungan dengan
masalah yang dihadapi karyawan.
b. Pengarahan dengan cara memberikan perintah yang harus dilakukan oleh
bawahan.
Ada dua hal yang bisa menunjang bawahan dapat bekerja lebih giat dan
efektif yaitu :
1. Komunikasi
2. Motivasi
d. Koordinasi (Coordinating)
Koordinasi adalah fungsi yang harus dilakukan seorang manajer agar
terdapat suatu komunikasi atau kesesuaian dari berbagai kepentingan dan
perbedaan kegiatan sehingga bisa tercapai tujuan organisasinya.
e. Pengawasan (Controlling)
Pengawasan merupakan fungsi yang bertujuan untuk melakukan
perbaikan-perbaikan yang perlu dilakukan jika terjadi penyimpangan-penyimpangan
pelaksanaan perencanaan yang telah ditetapkan. Pelaksanan fungsi ini biasanya
dilakukan dengan cara membandingkan segala sesuatu yang dijalankan dengan
standart yang telah ditetapkan sebelumnya.
Fungsi pengawasan mempunyai tiga kegiatan yang harus dilakukan :
1. Menetapkan standart yang dipakai
2. Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standart
3. Melakukan koreksi
C. Organisasi Dan Perilaku Keorganisasian
1. Pengertian Organisasi
Organisasi merupakan salah satu sarana untuk mencapai tujuan perusahaan
melalui fungsi-fungsi manajemen yang dilakukan seorang pimpinan dengan
organisasi yang tercipta di perusahaan yang bersangkutan. Jadi keberhasilan
perusahaan tergantung pada organisasi terutama struktur organisasi yang dianut.
Menurut Boone dan Katz organisasi didefinisikan sebagai suatu proses
tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan. Dari definisi
tersebut dapat disimpulkan bahwa organisasi mencakup 3 elemen pokok :
1. Interaksi manusia
2. Kegiatan yang mengarah pada tujuan
3. Struktur organisasi itu sendiri
2. Pola Organisasi
Pola organisasi dibagi menjadi dua bagian yaitu organisasi formal dan
organisasi informal. Umumnya setiap organisasi formal biasanya mengandung kedua
unsur pola tersebut dimana organisasi formalnya yang dijadikan pedoman tegas
dalam struktur organisasinya. Sedangkan organisasi informal akan dengan
sendirinya muncul karena kebutuhan karyawan untuk bermasyarakat atau
bersosialisasi dengan dan berhubungan dengan karyawan yang lain.
a. Organisasi Formal
Organisasi formal adalah organisasi yang dibentuk secara sadar dan
mempunyai tujuan tertentu yang disadari pula dengan menggunakan sistem tugas,
hubungan wewenang, tanggung jawab maupun pertanggungjawaban dirancang oleh
manajer agar pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan peraturan yang telah
disepakati bersama.
b. Organisasi Informal
Organisasi informal pada struktur organisasi tidak akan terlihat tetapi
akan selalu mengikuti keberadaan organisasi formal. Organisasi ini
keberadaannya tidak direncanakan tetapi terjadi secara otomatis karena hubungan
antar perseorangan pada sesame anggota organisasi formal.
3. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan kelanjutan dari dua bentuk pola organisasi.
Adapun struktur organisasi ini secara otomatis merupakan perwujudan struktur
organisasi formal dengan jalan menganalisis jabatan-jabatan apa yang harus di
perlukan dalam mencapai tujuan untuk kemudian menentukan kualifikasi maupun
jumlah orang yang di perlukan untuk mengisi jabatan-jabatn yang telah
ditetapkan.
Struktur organisasi yang dibentuk akan selalu berdasarkan pada 3
komponen organisasi yaitu :
1. Interaksi kemanusiaan
2. Kegiatan yang terarah ke tujuan
3. Struktur
Berdasarkan ketiga komponen organisasi itu seorang manajer puncak harus
dapat mengkoordinir kegiatan-kegiatan karyawan dalam mencapai tujuan
organisasi.
Pendelegasian wewenang sangat erat hubungannya dengan batasan wewenang
dan tanggung jawab seseorang tentang suatu bagian kegiatan yang dilaksanakan.
Dengan menugaskan sebagian pekerjaan kepada bawahan berarti manajer memberikan
wewenang dan tanggung jawab yang seimbang, untuk kemudian setiap bawahan harus
mempertanggungjawabkannya kepada atasannya sesuai dengan struktur organisasi.
Hubungan wewenang dan tanggung jawab dalam struktur organisasi dapat
terlihat di bawah ini :
4. Bentuk Organisasi
a. Organisasi Lini
Yaitu bentuk organisasi yang didalamnya terdapat garis wewenang yang
menghubungkan langsung secara vertical antara atasan ke bawahan
Ciri-cirinya :
1. Jumlah karyawannya sedikit
2. Selain top manajer, manajer dibawahnya hanya sebagai pelaksana
3. Sarana dan alatnya terbatas
4. Hubungan atasan dan bawahan bersifat langsung
5. Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah
sebagai top manajer.
Sedangkan kebaikan dan keburukannya adalah :
a. Kebaikan
1. Atasan dan bawahan dihubungkan dengan satu garis komando
2. Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi besar
3. Proses deesion making berjalan cepat
4. Disiplin dan loyalitas tinggi
5. Rasa saling pengertian antar anggota tinggi.
b. Keburukan
1. Ada tendensi gaya kepemimpinan otokratis
2. Pengembangan kreatifitas karyawan terhamabat
3. Tujuan top manajer sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan
organisasi
4. Karyawan tergantung pada satu orang dalam organisasi
b. Organisasi Fungsional
Yaitu suatu organisasi di mana wewenang dari pimpinan tertinggi
dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk
dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.
Ciri-cirinya :
1. Organisasi kecil
2. Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staf ahli
3. Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas
4. Target yang hendak dicapai jelas dan pasti
5. Pengawasan dilakukan secara ketat
Kebaikan dan keburukannya adalah :
a. Kebaikan
1. Program terarah, jelas dan cepat
2. Anggaran, personalia dan sarana tepat dan sesuai
3. Kenaikan pangkat pejabat fungsional cepat
b. Keburukan
1. Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi
2. Koordinasi sulit dilaksanakan
3. Pangkat pejabat fungsional lebih tinggi dibandingkan kepala unit
sehingga inspeksi sulit dilaksanakan
c. Organisasi Garis dan Staff
Yaitu suatu bentuk organisasi di mana pelimpahan wewenagng berlangsung
secara vertikal dan sepenuhnya dari pucuk pimpinan ke kepala bagian di bawahnya
serta masing-masing pejabat, manajer ditempatkan satu atau lebih pejabat staff
yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya sebagai penasihat,
misalnya mengenai masalah kearsipan, keuangan, personel, dan sebagainya.
Ciri-cirinya :
1. Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya secara langsung
2. Karyawan banyak
3. Organisasi besar
4. Ada dua kelompok kerja dalam organisasi sehingga ditekankan adanya
spesialisasi :
a. Personel lini
b. Personel staf
Kebaikan dan keburukannya :
a. Kebaikan
1. Ada pembagian tugas yang jelas
2. Kejasama dan koordinasi dapat dilaksanakan dengan jelas
3. Pengembangan bakat segenap anggota organisasi terjamin
4. Staffing dilaksanakan sesuai dengan prinsip the right man on the
right place
5. Bentuk organisasi ini fleksibel untuk diterapkan
b. Keburukan
1. Tugas pokok orag-orang sering dinomorduakan
2. Proses decision making berliku-liku
3. Jika pertimbangan tidak terkontrol maka sering menimbulkan nepotism
spoilsystem patronage
4. Persaingan tidak sehat antara pejabat yang satu dengan pejabat yang
lainnya.
d. Organisasi Fungsional dan Garis
Yaitu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi
dilipahkan kepada kepala bagian di bawahnya yang mempunyai keahlian tertentu
serta sebagain dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang koordinasinya tetap
diserahkan kepada kepala bagian.
Ciri-cirinya:
1. Tidak tampak adanya pembedaan tugas poko dan bantuan
2. Spesialisasi seara praktis pada pejabat fungsional
3. Pembagian kerja dan pelimpahan wewenang tidak membedakan perbedaan
tingkat eselon
Kebaikan dan keburukannya :
a. Kebaikan
1. Solidaritas tinggi
2. Disiplin tinggi
3. Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimum
4. Pekerjaan-pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan
b. Kekurangan
1. Kurang fleksibel dan tour of duty
2. Pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena dikoodinasikan
oleh lebih dari satu orang
3. Spesialisasi memberikan kejenuhan
e. Organisasi Matriks
Organisasi matriks disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek
yaitu organisasi di mana penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana
para spesialis yang mempunyai
keterampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikumpulkan lagi
menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan.
Kebaikan organisasi matriks adalah terletak pada fleksibelitas dan
kemampuannya dalam memperhatikan masalah-masalah yang khusus maupun persoalan
teknis yang unik serta pelaksanaan kegiatan organisasi matriks tidak mengganggu
struktur organisasi yang ada. Sedangkan kelemahannya akan timbul kalau manajer
proyek tidak bisa mengkoordinir dari berbagai bagian yang berbeda tersebut
sehingga dapat menghadapi kesulitan dalam mengembangkan team yang terpadu
dikarenakan penyimpangan pelaksanaan kesatuan perintah di mana satu pimpinan
untuk masing-masing individu.
f. Organisasi Komite
Yaitu bentuk organisasi di mana tugas kepemimipinan dan tugas tertentu
dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau
dewan dan board dengan pluralistic manajemen.
Organisasi komitte terdiri dari :
1. Executive Commite (Pimpinan Komite), yaitu para anggotanya mempunyai
wewenang lini
2. Staff Commite, yaitu orang-orang yang hanya mempunyai wewenang staf
Kebaikan dan keburukannya :
a. Kebaikan
1. Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi
musyawarah dengan pemegang saham
maupun dewan
2. Kepemimpinan yang bersifat otokratis sangat kecil
3. Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin
b. Keburukan
1. Proses decision making sangat lamban
2. Biaya operasional rutin sangat tinggi
3. Kalau adda masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang
bertanggung jawab
4. Perilaku Keorganisasian
Perilaku keorganisasian merupakan pemahaman tentang bagaimana dan
mengapa orang berperilaku dalam organisasi kerja, sehingga yang diperhatikan
masalah personalia atau karyawan yang bekerja khususnya perilaku mereka dalam
bekerja.
a. Kerja Kelompok
Kerja kelompok akan selalu terjadi dalam perusahaan di mana dalam
bagian tertentu yang memperkerjakan banyak orang yang kadang-kadang diantara
orang tersebut mempunyai hobi yang sama, kebutuhan yang sama atau tujuan yang
sama dalam bekerja akan membentuk kelompok kerja sendiri diantara beberapa
orang tersebut, di mana sebagai anggota kelompok yang dibentuk tersebut antara sesama
karyawan akan memberikan dukungan dan koordinasi dalam bekerja sama.
b. Motivasi
Menurut Abraham Maslow, motivasi menekankan du aide yaitu :
1. Orang mempunyai banyak kebutuhan, tetapi hanya beberapa kebutuhan
yang belum terpenuhi saja
yang dapat mempengaruhi perilaku manusia.
2. Kebutuhan manusia dikelompokkan dalam suatu hirarki kepentingan.
Jika satu kebutuhan sudahterpenuhi, maka kebutuhan lain yang tingkatannya lebih tinggi akan muncul dan perlu dipuaaskan.
Motivasi merupakan dorongan dari dalam diri setiap orang yang
menyebabkan seseorang berperilaku seperti yang mereka lakukan. Motivasi itu
timbul karena belum terpuaskan kebutuhan seseorang terhadap sesuatu yang belum
dicapainya.
Proses motivasi dapat digambarkan di bawah ini :
Menurut A. Maslow berdasarkan hirarki kebutuhan, seseorang akan memulai
dari bawah dalam memenuhi kebutuhan yang dianggap sebagai motif dalam bekerja.
Jadi kalau kebutuhan paling bawah sudah terpenuhi maka kebutuhan atasnya yang
menjadi motif mereka dalam bekerja dan seterusnya. Kalau digambarkan pemuasan
kebutuhan dari A. Maslow adalah berjenjang dari bawah keatas, adapun gambarnya
adalah sebagai berikut :
SUMBER :
http://komsi.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/7149/Bab+2-pbisnis.pdf
